VoiceSphere to recepcja cyfrowa, która odbiera każde połączenie — także wieczorem i w godzinach szczytu. Odzyskuje wizyty, ogranicza nieobecności i odciąża rejestrację, żeby Państwa zespół zajął się pacjentem na miejscu.
odebranych połączeń — także po godzinach i w szczycie
średni czas odpowiedzi — zero kolejek, zero sygnału zajętości
spraw rozwiązywanych samodzielnie przez recepcję cyfrową
rejestracja dostępna bez przerw, urlopów i nadgodzin
Telefon dzwoni, gdy recepcja przyjmuje pacjenta przy okienku. Dzwoni po godzinach, gdy placówka jest już zamknięta. Dzwoni w poniedziałkowy szczyt, gdy nikt nie nadąża odebrać. Każde takie połączenie to niewykorzystany termin i przychód, który trafia do konkurencji.
Nie musimy zgadywać. Wystarczy zestawić miesięczny koszt recepcji cyfrowej z wartością wizyt, które dziś przepadają — bo nikt nie odebrał, bo pacjent nie odwołał, bo pustego okna nikt nie zapełnił.
Agent głosowy rozmawia z pacjentem, sięga do Państwa kalendarza i doprowadza sprawę do końca — a rejestrator zajmuje się pacjentem, który stoi przy okienku.
Rezerwuje i przekłada terminy wprost w kalendarzu placówki, według dostępności lekarza czy gabinetu — bez oddzwaniania i notatek na kartkach.
Przypomina pacjentowi o terminie dzień wcześniej i pyta, czy przyjdzie. Mniej zapomnianych wizyt to mniej nieobecności i pustych okien.
Gdy pacjent odwołuje wizytę, agent od razu proponuje zwolniony termin osobie z listy rezerwowej. Puste okno zapełnia się samo.
Ci sami pacjenci, którzy wolą pisać, umawiają się na stronie placówki oraz w popularnych komunikatorach — z tą samą recepcją cyfrową.
Odbiera wieczorem, w weekend i w poniedziałkowym natłoku — na wielu połączeniach naraz, więc żaden pacjent nie usłyszy sygnału zajętości.
Współpracuje z systemami, których Państwo używają — drEryk, Medfile, Proassist i rozwiązaniami sieciowymi — działając na aktualnym grafiku.
Recepcja cyfrowa ma ułatwiać kontakt z placówką, nie zastępować ludzkiej opieki. Dlatego trzymamy się kilku zasad.
Na każdym etapie rozmowy pacjent może poprosić o połączenie z żywą rejestracją. Agent przekazuje sprawę z pełnym kontekstem — bez powtarzania wszystkiego od nowa.
Agent mówi naturalnie po polsku — rozumie odmianę nazwisk, daty potocznie podane i pytania zadane własnymi słowami. Rozmowa brzmi spokojnie i zrozumiale.
Dane pacjentów przetwarzamy zgodnie z RODO, a hosting utrzymujemy w Unii Europejskiej. Rozmówca wie, że rozmawia z agentem — zgodnie z przepisami.
Placówka obsługująca tysiące połączeń miesięcznie zmieniła sposób, w jaki zarządza rejestracją — bez rozbudowy zespołu.
obsłużonych połączeń, ponad 5 000 miesięcznie
wzrost wskaźnika odebranych połączeń, +25 pkt proc.
spraw rozwiązanych samodzielnie, bez przekazania do recepcji
krótszy średni czas odpowiedzi — do około 10 sekund
67% odebranych połączeń — reszta uciekała do konkurencji
Długi czas oczekiwania i porzucone połączenia na poziomie 27%
Część połączeń po godzinach pozostawała nieodebrana
92% odebranych połączeń, natychmiastowe wsparcie pacjenta
Porzucone połączenia spadły do 10%, przekazania do recepcji niższe o 91,6%
Wzrost satysfakcji pacjentów o 40%
Dane z wdrożenia VoiceSphere; wyniki zależą od profilu placówki i wolumenu.
Recepcja cyfrowa najszybciej się zwraca w placówkach z prywatnym budżetem pacjenta, wysoką wartością pojedynczej wizyty i szybką decyzją o umówieniu.
Wysoka wartość wizyty i długie plany leczenia sprawiają, że każde nieodebrane połączenie realnie waży w grafiku.
Prywatny budżet i szybka decyzja o zabiegu — pacjent chce umówić się od razu, także wieczorem, gdy przegląda ofertę.
Serie zabiegów i regularne wizyty oznaczają dużo ruchu na linii — recepcja cyfrowa przejmuje powtarzalne umawianie.
Agent działa na aktualnym grafiku placówki — łączy się z systemami gabinetowymi, kalendarzem i powiadomieniami, żeby zapewnić pełną automatyzację rejestracji.
Umówmy krótkie demo albo od razu porozmawiajcie z naszym agentem. Wspólnie zestawimy koszt recepcji cyfrowej z wartością wizyt, które dziś przepadają, i zbudujemy agenta na przykładzie Państwa placówki — z numerem, do którego można zadzwonić.