VoiceSphere odbiera każde połączenie — także po piętnastej i w piątkowe popołudnie. Mieszkaniec załatwia sprawę wieczorem, a Państwa pracownicy przestają obsługiwać w kółko te same pytania. Dostępność przez całą dobę, po polsku, bez sygnału zajętości.
odebranych połączeń od mieszkańców — także po godzinach urzędowania
dostępność informacji — mieszkaniec załatwia sprawę wieczorem i w weekend
spraw rozwiązywanych samodzielnie przez agenta, bez pracownika
od decyzji do uruchomienia agenta z Państwa bazą wiedzy
Agent odpowiada z bazy wiedzy urzędu, o każdej porze. Rozumie sprawę, podaje wymagane dokumenty i kieruje do właściwego wydziału — a pracownicy zyskują czas na sprawy, które naprawdę wymagają człowieka.
Kiedy złożyć wniosek, jakie zdjęcie, kiedy odbiór, umówienie wizyty w wydziale spraw obywatelskich gminy.
Harmonogram wywozu, deklaracja o wysokości opłaty, zmiana liczby osób, worki i frakcje segregacji.
Podatek od nieruchomości, rolny i od środków transportu — terminy rat, wysokość, numer konta do wpłaty.
Mieszkaniec podaje numer sprawy, a agent informuje o etapie i przewidywanym terminie załatwienia.
Zameldowanie i wymeldowanie, wymagane dokumenty, obecność właściciela, umówienie wizyty w wydziale.
Godziny pracy urzędu i poszczególnych wydziałów oraz komplet dokumentów potrzebnych do konkretnej sprawy.
Nie infolinia z regułkami. Agent sięga do kart usług, BIP-u i systemów urzędu, doprowadza sprawę do rezultatu i podaje źródło odpowiedzi.
Agent odpowiada z bazy wiedzy urzędu i wskazuje źródło — kartę usługi lub stronę BIP — więc mieszkaniec dostaje informację zgodną z tym, co obowiązuje.
Mieszkaniec podaje numer sprawy, a agent sprawdza etap i przewidywany termin — bez czekania na połączenie z wydziałem.
Rezerwuje termin w kalendarzu odpowiedniego wydziału i potwierdza wizytę SMS-em — mieszkaniec przychodzi na gotowe, bez kolejki.
Sprawy proste kończy sam, pozostałe kieruje do właściwego wydziału lub osoby — z pełnym kontekstem rozmowy, bez odsyłania „od okienka do okienka”.
Dzwoni w imieniu urzędu: przypomnienia o odbiorze gotowego dokumentu, o terminach płatności podatków czy o kończącym się terminie w sprawie.
Każda rozmowa zapisana z transkrypcją i historią kontaktu z mieszkańcem — do wglądu, weryfikacji i doskonalenia obsługi.
Widzą Państwo, o co pytają mieszkańcy, w jakich godzinach dzwonią i ile spraw agent zamyka bez udziału pracownika — do decyzji o obsadzie i komunikacji.
Dane przetwarzane w Unii Europejskiej, zgodnie z RODO, z anonimizacją nagrań tam, gdzie to możliwe. Mieszkaniec słyszy, że rozmawia z agentem.
Gotowe szablony rozmów dla gminy, powiatu i miasta, budowane na realnych sprawach mieszkańców — do dostrojenia pod Państwa urząd.
Najczęstsze tematy rozmów
rozmów obsłużonych
zakończonych bez pracownika
Wartości poglądowe, dane przykładowe — realne wyniki zależą od zakresu wdrożenia i bazy wiedzy urzędu.
Panel pokazuje, gdzie mieszkańcy potrzebują informacji najczęściej — a to podpowiada, co warto uprościć w komunikacji i jak zaplanować obsadę.
Instytucja obsługująca tysiące połączeń miesięcznie zmieniła sposób, w jaki odbiera mieszkańców.
obsłużonych połączeń, ponad 5 000 miesięcznie
wzrost wskaźnika odebranych połączeń
spraw rozwiązanych samodzielnie przez agenta
spadek porzuconych połączeń
67% odebranych połączeń — reszta bez kontaktu z urzędem
27% mieszkańców rozłączało się przed odebraniem
Pracownicy obciążeni powtarzalnymi pytaniami
92% odebranych połączeń, informacja od razu
Porzucone połączenia spadły do 10%
91,6% spraw rozwiązywanych bez pracownika
Dane z wdrożenia VoiceSphere; wyniki zależą od skali i zakresu.
Ścieżka dopasowana do realiów sektora publicznego — od pakietu startowego poniżej progu po pełne wdrożenie referencyjne.
Zakup poniżej progu zamówień publicznych 130 tys. zł netto — bez postępowania przetargowego. Szybki start na wybranym zakresie spraw, z bazą wiedzy z kart usług i BIP oraz panelem raportowym.
Przewidywalny koszt w budżecie urzędu — stała opłata za dostępność agenta, bez dużego wydatku inwestycyjnego. Pełny zakres spraw, kampanie wychodzące i integracje z systemami urzędu.
Dla urzędów, które chcą wdrożenia pod klucz i roli referencyjnej — z integracjami na miarę, opiekunem projektu po stronie VoiceSphere oraz wsparciem w rozliczeniu i dokumentacji.
Wdrożenie może być finansowane ze środków na cyfryzację administracji, w tym z KPO. Na spotkaniu wskażemy dostępne źródła i pomożemy dobrać ścieżkę zakupu do Państwa sytuacji.
Umówmy prezentację na żywo albo od razu porozmawiajcie z naszym agentem. Na spotkaniu budujemy agenta na przykładzie z Państwa urzędu — od zera do numeru, do którego można zadzwonić i zadać własne pytanie mieszkańca.